يختلف التقرير الفعال عن المذكرة الداخلية فيما يتضمنه. تقدم التقارير عادةً معلومات مفصلة، بينما يُقصد بالمذكرات أن تكون موجزة وأن تنقل رسالة أو تعليمات بسرعة. يتضمن التقرير الفعال الاتجاهات والمخططات والرسوم البيانية والعناصر المرئية الأخرى لمساعدة القراء على فهم المعلومات المقدمة. كما أنه يتضمن القليل من المعلومات ذات الصلة بالغرض من التقرير من أجل إبقائه موجزًا. تحتوي التقارير أيضًا في كثير من الأحيان على بيانات وإحصاءات يمكن استخدامها لدعم استنتاجات التقرير. من ناحية أخرى، تُستخدم المذكرات لتوصيل الأفكار أو الإرشادات بسرعة دون الخوض في الكثير من التفاصيل.