المرفقات
تُعتبر المرفقات العامة عناصر مهمة في إدارة المعلومات، إذ تُرفع هذه الملفات إلى النظام بشكل مستقل ولا ترتبط بأية معاملة محددة. يمكن استغلال هذه المرفقات في توفير بيانات ومعلومات حول الشركة أو تفاصيل عن النظام العام لكل المستخدمين.
بالإضافة إلى ذلك، يُمكن لهذه المرفقات أن تكون مرتبطة بأكثر من معاملة، حيث تُعتبر مفيدة لتوجيه العاملين نحو كيفية إنجاز مهامهم. مثلاً، من الممكن رفع تعليمات لأداء مهمة معينة وربط هذا الملف بمهام ذات صلة. هذه الملفات غالباً ما يتم إدارتها وصيانتها داخل بوابة خاصة بالمرفقات. أيضًا، تكون هناك آليات تربط الكائنات المختلفة بالمرفقات لتسهيل الوصول والاستفادة منها.
التعرّف على المرفقات المريبة
لضمان بقاء حسابك في Gmail بعيدًا عن الأخطار مثل الفيروسات والملفات الخبيثة، يقوم Gmail بتنبيهك عندما تحتوي رسالة على مرفقات قد تكون خطيرة. توجد عدة عوامل قد تجعل المرفق مصدر قلق:
1. المرفق يحتوي على كود برمجي لم يتم التحقق منه: قد يؤدي فتح مثل هذا المرفق إلى تفعيل برامج خبيثة على جهازك.
2. المرفق مشفر: قد تكون الملفات المشفرة، مثل تلك التي تحتاج إلى كلمة سر لفتحها، مصدرًا للقلق لأن من الصعب فحصها ضد الفيروسات.
3. المرفق يحتوي على ملفات البريد الإلكتروني (eml.): قد تكون هذه الملفات محملة بمخاطر فهي قد لا تكون من الشخص الذي يَبدو أنه قد أرسلها.
إذا وصلك بريد إلكتروني تشعر أنه مشبوه، من الأفضل تجنب الرد أو تحميل أي مرفقات منه. يمكنك بدلاً من ذلك التبليغ عنه كرسالة غير مرغوب فيها في Gmail أو الإبلاغ عن سوء استخدام. وفي حال وصول الرسالة من شخص تعرفه وتثق به، قد تختار تجاهل التحذير.
أنواع المرفقات
يتيح النظام إمكانية دعم مجموعة متنوعة من أنواع الملفات كالمرفقات، مثل ملفات PDF، جداول البيانات بتنسيق Excel، الصور بصيغة Jpeg، والمستندات النصية. تُصنف المعلومات المرفقة إلى نوعين رئيسيين: نصية وثنائية. يتطلب رفع الملفات الثنائية خطوة تحويل قبل أن يتم تخزينها في النظام، وعند الحاجة لعرضها، تُعاد تحويلها من جديد لتناسب العرض.
بالنسبة لكل نوع من المرفقات، يتم استخدام كائن عمل محدد يوضح الامتدادات المقبولة ويحدد ما إذا كانت البيانات ثنائية أم نصية، بالإضافة إلى نوع المحتوى الممثل للبيانات.
في ما يخص إدارة المرفقات، يتيح Zoho Mail خيارات واسعة للتعامل مع الملفات المرفقة في الرسائل الإلكترونية. يمكن تصفح أنواع الملفات المختلفة بسهولة مثل الوثائق، جداول البيانات، العروض التقديمية، الصور، ملفات PDF، والنصوص مباشرة عبر المتصفح أو تطبيقات Zoho المتوافقة. إضافةً إلى ذلك، يمكنك أيضًا رفع الملفات الواردة إلى التخزين السحابي، تنزيلها لجهازك، أو إجراء عمليات مختلفة أخرى.
تُعرض جميع المرفقات في بريدك الإلكتروني ضمن “عارض المرفقات”، مما يتيح لك فرصة تفقد جميع الملفات في مكان واحد. يدعم هذا العارض أيضًا خيارات متعددة كالإجراءات السريعة وفلاتر لتسهيل تحديد وتنظيم الملفات.
حفظ مرفقات البريد الإلكتروني
عند استخدام برنامج البريد على جهاز Mac، قم بتمرير المؤشر على عنوان الرسالة التي تريد التعامل معها. سوف تظهر لك أيقونة شكل مرفق. اضغط عليها، وستتاح لك خيارات متعددة: يمكنك اختيار اسم المرفق لفتحه، أو يمكنك اختيار تنزيل جميع المرفقات دفعة واحدة وتحديد المكان الذي ترغب في حفظها فيه.
بديلاً عن ذلك، يمكنك فتح قائمة الخيارات من خلال الضغط على ملف ثم اختيار ‘حفظ المرفقات’. كما أنه من الممكن سحب المرفقات مباشرة من الرسالة إلى سطح المكتب ليتم حفظها هناك.
لإتمام عملية الحفظ، انقر على خيار ‘حفظ’.
تجدر الإشارة إلى أن المرفقات سيتم تخزينها بشكل تلقائي في مجلد التنزيلات، والذي يقع ضمن شريط الأيقونات. لاختيار مجلد آخر لحفظ المرفقات فيه، يمكنك الذهاب إلى خيارات البريد من خلال الضغط على البريد، ثم الإعدادات، واختيار ‘عام’، ومن ثم تحديد المجلد الذي تفضله لهذا الغرض.
حذف مرفقات البريد الإلكتروني
لإدارة المرفقات في برنامج البريد الإلكتروني على جهاز Mac، ابدأ بتحديد رسالة تحتوي على مرفق واحد أو أكثر. يمكنك إزالة هذه المرفقات بسهولة من خلال الذهاب إلى قائمة الرسالة واختيار “إزالة المرفقات”.
هذا الإجراء لن يزيل الرسالة نفسها من صندوق البريد، لكن سيتم تدوين ملاحظة بأن المرفقات قد أزيلت. لمستخدمي حسابات IMAP، يجدر الذكر أن المرفقات تزال من الخادم أيضًا ولا يمكن استعادتها.
علمًا بأنه إذا تم حذف الرسالة بأكملها بما فيها المرفقات، فإن المرفقات ستزال كذلك. تستطيع تعديل هذه الخاصية من خلال الذهاب إلى إعدادات البريد ثم النقر على الخيارات العامة واختيار “إزالة عمليات التنزيل التي لم تعدل” ومن ثم تحديد الإعداد المناسب. يهم التنويه إلى أن البريد لا يحذف المرفقات التي تم حفظها بالفعل.
يقوم تطبيق البريد بتنزيل المرفقات بشكل تلقائي بناءً على الإعدادات المُفعلة في خيارات معلومات الحساب. وإذا كنت ترغب في إعادة إرسال صور أو مستندات PDF مرفقة في رسائل تستقبلها أو ترسلها، يمكنك إضافة تعليقات أو رسومات أو توقيعات قبل إرسالها. لمعرفة المزيد حول كيفية تحرير المرفقات، يمكن الاطلاع على خيارات توصيف مرفقات البريد الإلكتروني.
